انواع جلسات اداری و سازمانی در ایران
حميدرضا نمازي*
جلسه و کاربردهای آن در ایران، روز به روز متنوع‌تر می‌شود و اشکال مختلف جدیدی به خود می‌گیرد. البته برخی از انواع جلسات ریشه‌های تاریخی به قدمت تشکیل سازمان دارند، ولی بسیاری از اطوار جلسات، نوپدیدند و شئون اجتماعی-اداری ویژه‌ای پیدا کرده‌اند. اشاره به برخی از انواع جلسه به پژوهشگران، مدیران، کارمندان و... کمک خواهد کرد زیست اجتماعی، اداری و اقتصادی خود را بازبینی کنند.
1- جلسه برای حل مشکل: در ظاهر، بیشتر جلسات با چنین دغدغه‌ای تشکیل می‌شوند. این مدل از جلسات به‌‌ویژه اگر به دستور مدیر بالادست ترتیب داده شود، به صورت‌جلسه‌ای شامل بندهای مشکل‌گشا خواهد انجامید و با یکی، دو تا پیشنهاد کاربردی! ختم به‌خیر می‌شود. اگر خود مدیر بالادست در جلسه حضور داشته باشد، تقسیم کار و وظایف جدیدی به دوش دیگران گذاشته می‌شود تا برای حل مشکل روی دیگران حساب شود و البته همه حساب کار خودشان را بکنند.
2-جلسه برای جلسه: در این فقره، جلسه می‌گذاریم تا سنت جلسه فراموش نشود و جلسات همچنان چشم و چراغ سازمان‌ها باشند و به آن روشنی ببخشند.
3- جلسه به مثابه کار: این مورد شبیه فقره دوم است با این تفاوت که جلسه، کار اصلی کارمندان و مدیران فرض می‌شود. در واقع ما جلسه را نه فقط برای جلسه که برای هدف بالاتر می‌خواهیم. جلسه، یا کار اصلی ما در سازمان‌هاست یا با تشکیل آن می‌خواهیم نشان دهیم بی‌کار نیستیم و کلی کار داریم.
4- جلسه همچون دورهمی: بازگشت به معنای اتیمولوژیک جلسه از انواع دلپذیر جلسه محسوب می‌شود. به هر حال، انسان موجودی مدنی بالطبع یا دست‌کم مدنی بالاضطرار است و انسان اداری نیز مستثنا از این احوال نیست. این تعریف از جلسه، در سال‌های اخیر با صبحانه و نهار کاری هم آمیخته شده است.
5- جلسه برای جدل: این نوع از جلسه برای آن تشکیل می‌شود تا افرادی که نمی‌خواهند یا نمی‌توانند در حضور دو، سه‌نفره با هم جدل کنند، در جمع بزرگ‌تر، حال هم را بگیرند و با هم جدل کنند. سخن‌گفتن با دیوار برای شنیدن در و طعنه و کنایه و متلک در این مدل از جلسات رایج است. اسکات خصم از کاربردهای جدی‌تر این جلسات است.
6- جلسه به مثابه کلاس درس: در این نوع جلسه، افراد احساس می‌کنند بقیه، کنه ماجرا را درنیافته‌اند و برای اینکه قصه را برای دیگران جا بیندازند، کلاس می‌گذارند (نمونه‌هایی داشته‌ایم که افراد پای تخته هم رفته‌اند). معمولا در این جلسات فرصت حرف‌زدن به بسیاری از شرکت‌کنندگان نمی‌رسد و جلسه دیگری برای استماع نظرات همه در نظر گرفته می‌شود. این مدل از جلسات در مراکز علمی، به‌وفور دیده می‌شود.
7- جلسه رفع اختلاف: هنگامی که تنش‌ها، رقابت‌ها و حسادت‌ها در سازمان‌ها بالا بگیرد، افرادی که فکر می‌کنند زمان پایین‌کشیدن فتیله است، جلسه‌ای را بهانه می‌کنند تا گذشته را جبران کنند. عباراتی همچون «همان‌طور که استاد فلانی فرمودند» یا «همان‌طور که استاد فلانی به‌دقت! فرمودند» در این نوع جلسه‌ها زیاد شنیده می‌شود.
8- جلسه برای پیگیری: این نوع از جلسات معمولا زمانی ترتیب داده می‌شود که از نظر مدیر سازمان، کارمندان یا مدیران میانی، تنبلی کرده‌اند و خودشان امور را پیگیری نکرده‌اند. در این جلسات، گاهی تشری چاشنی می‌شود و ضرب‌الاجلی برای پیگیری تعیین می‌شود. موضوع پیگیری البته چندان مهم نیست. مهم آن است که افراد مدام در حال پیگیری باشند و در این وضعیت رؤیت شوند.
9- جلسه برای بعد از جلسه‌ها: در این نوع جلسه، خود جلسه مهم نیست، بلکه مهم غیبت و قضاوتی است که بعد از جلسه درباره اعضای جلسه می‌کنیم. «فلانی فکر می‌کنه دانای کله» یا «زیاد هم بارش نبود» یا «اون کچله خیلی حرف می‌زد». بدیهی است اعضای این نوع جلسه، آشنایی دورادور با هم دارند و مثلا از بخش‌های مختلف سازمان، دور هم جمع شده‌اند.
10- جلسه برای یارگیری: در این مدل از جلسات، شرکت‌کنندگان برای اولین بار است که حضوری با هم ملاقات می‌کنند. این جلسات، بهترین مجال برای آشناشدن و ردوبدل‌کردن کارت ویزیت است. شبکه اجتماعی افراد و بالطبع اقتدار آنان با یارگیری در جلسات افزایش می‌یابد و به همین دلیل، این مدل جلسات، طرفداران زیادی دارد.
11- جلسه برای جلسه اصلی: این جلسه در مواردی است که گروهی (که معمولا کارشناس یا دبیر اجرائی‌اند) جلسه می‌گذارند تا برای جلسه اصلی برنامه‌ریزی کنند. این جلسه معمولا در اتاق کوچکی جنب اتاق رئیس برگزار می‌شود.
12- جلسه برای وقت‌گذرانی: این جلسه با دورهمی فرق دارد. این نوع جلسات ناظر بر گذار کند زمان در ادارات است. با توجه به ملال‌آوربودن فعالیت‌های اداری، باید راهی برای وقت‌گذرانی پیدا کرد.
13- جلسه به مثابه درمان یا جلسه‌درمانی: مراد از جلسه‌درمانی آن است که تنش‌های سازمانی، فرسودگی شغلی، افسردگی‌های محیط کار و... را با برگزاری جلسه درمان کنیم. جلسه‌درمانی به ارتقای هویت سازمانی هم کمک میکند.
14- جلسه بارشی: به جلساتی که موضوع و هدف مشخصی ندارند و اعضای آنها، از هر دری سخن می‌گویند، جلسات بارشی می‌گویند. وجه تسمیه این جلسات آن است که از روش بارش افکار استفاده می‌شود.
15- شبه‌جلسات: شبه‌جلسه به مواردی اطلاق می‌شود که کسی در اتاقش دیگری را به چای و خوراکی دعوت میکند و بقیه افراد نیز کم‌کم ملحق می‌شوند و بعد از مدتی شبه‌جلسه شکل می‌گیرد. شبه‌جلسات مهم‌ترین مباحث اقتصادی و اجتماعی روز را شامل می‌شود.
16- جلسه‌نما: اگر جلسه از افرادی تشکیل شده باشد که بیشترشان ربطی به آن ندارند و برای پرکردن سالن جلسات از آنها استفاده شده باشد، جلسه‌نما شکل می‌گیرد.
*عضو هیئت‌علمی گروه اخلاق پزشــکی دانشگاه علوم پزشکی تهران
جلسه و کاربردهای آن در ایران، روز به روز متنوع‌تر می‌شود و اشکال مختلف جدیدی به خود می‌گیرد. البته برخی از انواع جلسات ریشه‌های تاریخی به قدمت تشکیل سازمان دارند، ولی بسیاری از اطوار جلسات، نوپدیدند و شئون اجتماعی-اداری ویژه‌ای پیدا کرده‌اند. اشاره به برخی از انواع جلسه به پژوهشگران، مدیران، کارمندان و... کمک خواهد کرد زیست اجتماعی، اداری و اقتصادی خود را بازبینی کنند.
1- جلسه برای حل مشکل: در ظاهر، بیشتر جلسات با چنین دغدغه‌ای تشکیل می‌شوند. این مدل از جلسات به‌‌ویژه اگر به دستور مدیر بالادست ترتیب داده شود، به صورت‌جلسه‌ای شامل بندهای مشکل‌گشا خواهد انجامید و با یکی، دو تا پیشنهاد کاربردی! ختم به‌خیر می‌شود. اگر خود مدیر بالادست در جلسه حضور داشته باشد، تقسیم کار و وظایف جدیدی به دوش دیگران گذاشته می‌شود تا برای حل مشکل روی دیگران حساب شود و البته همه حساب کار خودشان را بکنند.
2-جلسه برای جلسه: در این فقره، جلسه می‌گذاریم تا سنت جلسه فراموش نشود و جلسات همچنان چشم و چراغ سازمان‌ها باشند و به آن روشنی ببخشند.
3- جلسه به مثابه کار: این مورد شبیه فقره دوم است با این تفاوت که جلسه، کار اصلی کارمندان و مدیران فرض می‌شود. در واقع ما جلسه را نه فقط برای جلسه که برای هدف بالاتر می‌خواهیم. جلسه، یا کار اصلی ما در سازمان‌هاست یا با تشکیل آن می‌خواهیم نشان دهیم بی‌کار نیستیم و کلی کار داریم.
4- جلسه همچون دورهمی: بازگشت به معنای اتیمولوژیک جلسه از انواع دلپذیر جلسه محسوب می‌شود. به هر حال، انسان موجودی مدنی بالطبع یا دست‌کم مدنی بالاضطرار است و انسان اداری نیز مستثنا از این احوال نیست. این تعریف از جلسه، در سال‌های اخیر با صبحانه و نهار کاری هم آمیخته شده است.
5- جلسه برای جدل: این نوع از جلسه برای آن تشکیل می‌شود تا افرادی که نمی‌خواهند یا نمی‌توانند در حضور دو، سه‌نفره با هم جدل کنند، در جمع بزرگ‌تر، حال هم را بگیرند و با هم جدل کنند. سخن‌گفتن با دیوار برای شنیدن در و طعنه و کنایه و متلک در این مدل از جلسات رایج است. اسکات خصم از کاربردهای جدی‌تر این جلسات است.
6- جلسه به مثابه کلاس درس: در این نوع جلسه، افراد احساس می‌کنند بقیه، کنه ماجرا را درنیافته‌اند و برای اینکه قصه را برای دیگران جا بیندازند، کلاس می‌گذارند (نمونه‌هایی داشته‌ایم که افراد پای تخته هم رفته‌اند). معمولا در این جلسات فرصت حرف‌زدن به بسیاری از شرکت‌کنندگان نمی‌رسد و جلسه دیگری برای استماع نظرات همه در نظر گرفته می‌شود. این مدل از جلسات در مراکز علمی، به‌وفور دیده می‌شود.
7- جلسه رفع اختلاف: هنگامی که تنش‌ها، رقابت‌ها و حسادت‌ها در سازمان‌ها بالا بگیرد، افرادی که فکر می‌کنند زمان پایین‌کشیدن فتیله است، جلسه‌ای را بهانه می‌کنند تا گذشته را جبران کنند. عباراتی همچون «همان‌طور که استاد فلانی فرمودند» یا «همان‌طور که استاد فلانی به‌دقت! فرمودند» در این نوع جلسه‌ها زیاد شنیده می‌شود.
8- جلسه برای پیگیری: این نوع از جلسات معمولا زمانی ترتیب داده می‌شود که از نظر مدیر سازمان، کارمندان یا مدیران میانی، تنبلی کرده‌اند و خودشان امور را پیگیری نکرده‌اند. در این جلسات، گاهی تشری چاشنی می‌شود و ضرب‌الاجلی برای پیگیری تعیین می‌شود. موضوع پیگیری البته چندان مهم نیست. مهم آن است که افراد مدام در حال پیگیری باشند و در این وضعیت رؤیت شوند.
9- جلسه برای بعد از جلسه‌ها: در این نوع جلسه، خود جلسه مهم نیست، بلکه مهم غیبت و قضاوتی است که بعد از جلسه درباره اعضای جلسه می‌کنیم. «فلانی فکر می‌کنه دانای کله» یا «زیاد هم بارش نبود» یا «اون کچله خیلی حرف می‌زد». بدیهی است اعضای این نوع جلسه، آشنایی دورادور با هم دارند و مثلا از بخش‌های مختلف سازمان، دور هم جمع شده‌اند.
10- جلسه برای یارگیری: در این مدل از جلسات، شرکت‌کنندگان برای اولین بار است که حضوری با هم ملاقات می‌کنند. این جلسات، بهترین مجال برای آشناشدن و ردوبدل‌کردن کارت ویزیت است. شبکه اجتماعی افراد و بالطبع اقتدار آنان با یارگیری در جلسات افزایش می‌یابد و به همین دلیل، این مدل جلسات، طرفداران زیادی دارد.
11- جلسه برای جلسه اصلی: این جلسه در مواردی است که گروهی (که معمولا کارشناس یا دبیر اجرائی‌اند) جلسه می‌گذارند تا برای جلسه اصلی برنامه‌ریزی کنند. این جلسه معمولا در اتاق کوچکی جنب اتاق رئیس برگزار می‌شود.
12- جلسه برای وقت‌گذرانی: این جلسه با دورهمی فرق دارد. این نوع جلسات ناظر بر گذار کند زمان در ادارات است. با توجه به ملال‌آوربودن فعالیت‌های اداری، باید راهی برای وقت‌گذرانی پیدا کرد.
13- جلسه به مثابه درمان یا جلسه‌درمانی: مراد از جلسه‌درمانی آن است که تنش‌های سازمانی، فرسودگی شغلی، افسردگی‌های محیط کار و... را با برگزاری جلسه درمان کنیم. جلسه‌درمانی به ارتقای هویت سازمانی هم کمک میکند.
14- جلسه بارشی: به جلساتی که موضوع و هدف مشخصی ندارند و اعضای آنها، از هر دری سخن می‌گویند، جلسات بارشی می‌گویند. وجه تسمیه این جلسات آن است که از روش بارش افکار استفاده می‌شود.
15- شبه‌جلسات: شبه‌جلسه به مواردی اطلاق می‌شود که کسی در اتاقش دیگری را به چای و خوراکی دعوت میکند و بقیه افراد نیز کم‌کم ملحق می‌شوند و بعد از مدتی شبه‌جلسه شکل می‌گیرد. شبه‌جلسات مهم‌ترین مباحث اقتصادی و اجتماعی روز را شامل می‌شود.
16- جلسه‌نما: اگر جلسه از افرادی تشکیل شده باشد که بیشترشان ربطی به آن ندارند و برای پرکردن سالن جلسات از آنها استفاده شده باشد، جلسه‌نما شکل می‌گیرد.
*عضو هیئت‌علمی گروه اخلاق پزشــکی دانشگاه علوم پزشکی تهران